Trong nội dung của Các hệ thống quản lý theo ISO 9001, ISO 14001,ISO 22000,… hay trong hoạt động ứng dụng Kaizen tại doanh nghiệp thì PDCA chính là một thành phần then chốt và quan trọng để tổ chức có thể vận hành những hệ thống này một cách khoa học và hiệu quả. Vậy PDCA là gì? Các bước trong một chu trình cải tiến là gì? Sau đây là những nội dung hữu ích liên quan đến PDCA doanh nghiệp có thể tìm hiểu rõ nhất.
1. PDCA là gì?
PDCA là viết tắt của Plan – Do -Check -Act, đây là một quy trình cải tiến liên tục gồm 4 bước cụ thể lần lượt là Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động, 4 bước này chính là các đầu mục công việc được thực hiện tuần tự trong việc quản trị để duy trì chất lượng của mọi thứ tại một tổ chức doanh nghiệp.
Chu trình cải tiến liên tục – PDCA
2. Các bước trong một chu trình cải tiến
Bước 1: Lên kế hoạch – Plan
Doanh nghiệp cần xây dựng các kế hoạch hàng năm như kế hoạch sản xuất kinh doanh gồm các nội dung liên quan đến: tầm nhìn/nhiệm vụ, chính sách chất lượng, mục tiêu hoạt động, ngân sách, kế hoạch bảo dưỡng, các tiêu chuẩn, sự kiện quan trọng và giới thiệu sản phẩm.
Doanh nghiệp cần xác định những yếu tố sau:
- Xác định vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa.
- Xác định mục tiêu cụ thể của việc lập kế hoạch.
- Xác định các hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được những mục tiêu được đặt ra.
- Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hành động, quy trình đó.
Bước 2: Thực hiện kế hoạch – Do
Các bước thực hiện kế hoạch cần được diễn ra thường xuyên tại doanh nghiệp. Nó cần ít nhất là trong chu kỳ hàng tháng để có được những dữ liệu để đo lường, phân tích và được xem như kết quả của việc thực hiện kết hoạch thường niên.
Doanh nghiệp cần phải phổ biến về kế hoạch tới cho các cá nhân/ bộ phận có liên quan và bắt đầu triển khai các công việc vào trong thực tế.
Bước 3: Kiểm tra dữ liệu – Check
Sau khi có đầy đủ các dữ liệu từ bước thực hiện, cần tiến hành phân tích nghiên cứu dữ liệu hay kiểm tra để xem các bước thực hiện đã đúng chưa, đủ chưa. Ngoài ra, cần chú ý các thông điệp từ việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.
Doanh nghiệp cần tổ chức một cuộc đánh giá để kiểm tra, xác nhận tiến độ hoàn thành cùng kết quả công việc trong thực tế so với những chỉ tiêu được đặt ra trong kế hoạch.
Bước 4: Hành động _ Atc
Hành động cần được thực hiện nhanh chóng kịp thời và không thể chậm trễ nhằm loại các thiếu sót, được xác định thông qua các bước trước. Tất nhiên có yếu tố “Hành động” trong sự xem xét của lãnh đạo. Đồng thời cần phân công tới từng cá nhân để thực hiện các hành động khắc phục cần thiết và hành động phòng ngừa.
Doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp ngăn ngừa và khắc phục sao cho phù hợp và đảm bảo có hiệu quả.
Trên đây là khái niệm PDCA và các bước cụ thể của Plan-Do-Check-Act. Vì đây là một mô hình quan trọng nên việc nắm rõ được bản chất và nội dung của 4 bước này là hết sức ý nghĩa. Mọi yêu cầu cần tư vấn, hỗ trợ hay thắc mắc liên quan tới dịch vụ của Viện chất lượng Việt Nam. Quý khách hàng vui lòng liên hệ chúng tôi để được chuyên gia hỗ trợ tốt miễn phí!
