Hệ thống quản lý chất lượng là một công cụ quản trị quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần xem xét áp dụng, triển khai. Việc áp dụng ISO 9001 cho phép doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả và đạt được các mục tiêu chất lượng như mong đợi. Với mong muốn hỗ trợ doanh nghiệp tại Việt Nam tiếp cận được các điều khoản ISO 9001 mới nhất, Viện chất lượng Việt Nam sẽ cung cấp các thông tin về tư vấn ISO 9001 dưới đây.
Nội dung bài viết
1.Tư vấn ISO 9001:2015 là gì?
Tư vấn ISO 9001:2015 là một chuỗi hành động của cả tổ chức tư vấn và doanh nghiệp về tiêu chuẩn ISO 9001 nói chung và các yêu cầu cần đáp ứng đối với hệ thống quản lý đạt chuẩn nói riêng. Việc áp dụng hiệu quả là một trong vấn đề khó và mất nhiều thời gian với doanh nghiệp. Do đó, nhận được tư vấn ISO 9001 từ các chuyên gia kinh nghiệm tại tổ chức uy tín là vô cùng cần thiết.
Việc áp dụng ISO 9001 cho phép doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả
✅ Xem thêm: 10 Điều khoản của ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng
2.Tư vấn triển khai áp dụng ISO 9001
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 2 cách sau để triển khai áp dụng ISO 9001.
2.1 Doanh nghiệp tự triển khai, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001
Doanh nghiệp có thể tự mình tìm hiểu về tiêu chuẩn; tìm hiểu về các cách áp dụng ISO; kế hoạch xây dựng ISO hoặc là bất kỳ một thông tin nào mình mong muốn về ISO.
♦ Ưu điểm
- Giảm chi phí khi thuê tổ chức tư vấn và hiểu rõ các quy trình, hoạt động của mình nhất;
- Tận dụng tối đa nhân lực của tổ chức.
♦ Lưu ý khi áp dụng
Phương thức tự triển khai này chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp có:
- Nhân sự đã từng vận hành, đã từng có kinh nghiệm về xây dựng áp dụng ISO
- Lãnh đạo thật sự quyết tâm và phải hiểu về ISO 9001
- Các đội ngũ lãnh đạo, quản lý phải dành thời gian cho việc xây dựng và áp dụng Hệ thống
- Doanh nghiệp phải có người đào tạo được về ISO 9001:2015.
- Nguồn lực, thời gian, chi phí phải được cung cấp
Bên cạnh đó, khó khăn sẽ gặp phải cũng sẽ rất nhiều nếu doanh nghiệp không có kế hoạch triển khai tốt. Ví dụ như: không mất kinh phí thuê tổ chức khác nhưng lại mất kinh phí cho các hoạt động khác không hiệu quả; nhân sự tham gia vào xây dựng hệ thống giảm năng suất chuyên môn; nhân sự không có kinh nghiệm xây dựng quy trình dẫn tới mất thời gian và công sức…
2.2 Nhận tư vấn ISO 9001 từ chuyên gia kinh nghiệm
Doanh nghiệp có thể tìm đến đơn vị tư vấn ISO chuyên nghiệp. Việc thuê đơn vị tư vấn sẽ giúp tổ chức tận dụng được kinh nghiệm, hiểu biết của tổ chức tư vấn; cũng như không mất quá nhiều thời gian tự tìm hiểu; được đào tạo bởi tổ chức tư vấn. Từ đó, áp dụng và chứng nhận thành công ISO 9001
2.3 Lập kế hoạch triển khai áp dụng ISO 9001:2015
Sau khi đã chọn được cách thức triển khai và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. Lúc này tổ chức sẽ phải xây dựng một kế hoạch triển khai áp dụng ISO 9001. Kế hoạch này sẽ bao gồm các bước, từng phần công việc trong việc xây dựng ISO 9001.
✅ Xem thêm: Huấn luyện – Đào tạo an toàn lao động cho cán bộ công nhân viên | Nghị định 44/2016/NĐ-CP
3. Quy trình tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng
♦ Bước 1: Tìm hiểu ISO 9001
Doanh nghiệp cần tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001. Doanh nghiệp tìm hiểu các yêu cầu của tiêu chuẩn sau đó đối chiếu với thực tế của tổ chức.
Viện chất lượng sẽ giải đáp các thắc mắc liên quan tới tiêu chuẩn ISO 9001 cho doanh nghiệp.
♦ Bước 2: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn
Đối với doanh nghiệp đã xây dựng và thiết lập đầy đủ các quy trình và thủ tục quản lý, việc đánh giá thực trạng hệ thống ISO 9001 có thể diễn ra thuận lợi hơn. Chuyên gia có kiến thức và kinh nghiệm về ISO 9001 sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét mức độ phù hợp của các quy trình đang áp dụng.
Sau khi đánh giá, doanh nghiệp có thể xác định những nội dung còn thiếu hoặc chưa phù hợp để điều chỉnh, bổ sung, từ đó hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của ISO 9001.
♦ Bước 3: Thiết lập hệ thống tổ chức chỉ đạo cho việc áp dụng ISO 9001
Doanh nghiệp cần thành lập ban chỉ đạo ISO 9001 hoặc phân công nhân sự phụ trách có kiến thức và hiểu biết về tiêu chuẩn ISO này.
Nhân sự này sẽ đóng vai trò điều phối, theo dõi quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống, giúp doanh nghiệp triển khai ISO 9001 thuận lợi, nhất quán và hiệu quả hơn.
♦ Bước 4: Thiết lập Quy trình và xây dựng văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9001
Từ những nội dung đã đánh giá thực trạng trước đó, doanh nghiệp cần hệ thống hóa lại quy trình, xem xét các yếu tố cần quản lý trong doanh nghiệp. Đồng thời, xây dựng các văn bản để cụ thể hóa các quy trình cần quản lý.
Ví dụ: Quy trình Quản lý sản xuất; Quy trình Quản lý máy móc thiết bị; Quy trình Kiểm soát nguyên vật liệu….
♦ Bước 5: Triển khai áp dụng trên thực tế hệ thống chất lượng theo ISO 9001
Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập. Trong bước này cần lưu ý các hoạt động sau:
- Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9001.
- Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra.
- Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ, và thủ tục được mô tả.
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để đánh giá sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hành động khắc phục đối với sự không phù hợp.
Trong quá trình áp dụng, các quy trình làm việc mới có thể phát sinh một số vấn đề hoặc tình huống cần hướng dẫn cụ thể. Do đó, doanh nghiệp cần ghi nhận và xây dựng hướng dẫn thực hiện chi tiết cho từng công việc.
Nội dung hướng dẫn nên được xây dựng bởi chính nhân viên trực tiếp thực hiện công việc để đảm bảo phù hợp với thực tế và dễ áp dụng.
♦ Bước 6: Đánh giá nội bộ
ISO 9001 yêu cầu tổ chức thực hiện đánh giá nội bộ theo các khoảng thời gian nhất định, nhằm xem xét mức độ phù hợp và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Hoạt động này giúp doanh nghiệp phát hiện những điểm chưa phù hợp, đánh giá hiệu quả của việc áp dụng hệ thống ISO 9001 và thực hiện cải tiến trước khi tiến hành đánh giá chứng nhận ISO 9001 chính thức.
Đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp kiểm tra mức độ phù hợp của hệ thống ISO 9001, qua đó đảm bảo tiêu chuẩn được áp dụng hiệu quả
✅ Xem thêm: 10 lợi ích khi doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO 9001 | Chi tiết
4.Tư vấn chứng nhận ISO 9001 cho doanh nghiệp
Dưới đây là một số các bước công việc cần phải tiến hành để đạt chứng nhận ISO 9001. Thời gian và khối lượng công việc phụ thuộc rất nhiều vào thực trạng doanh nghiệp.
Bên cạnh kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho các bước cụ thể. Trong đó có việc phân công bộ phận hay con người chịu trách nhiệm chính và thời gian biểu chi tiết.
♦ Bước 1: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận
– Phần 1: Khảo sát thực trạng tại đơn vị
- Làm rõ các đặc tính lĩnh vực hoạt động và quy trình hoạt động hiện tại của đơn vị;
- Xác định bối cảnh, rủi ro và cơ hội trong hoạt động chất lượng;
- Đưa ra các biện pháp kiểm soát ban hành;
- Đề xuất bổ sung, thay đổi hệ thống hiện hành;
– Phần 2: Lập kế hoạch, đào tạo và xây dựng hệ thống tài liệu
- Xây dựng kế hoạch chi tiết triển khai dự án;
- Bổ nhiệm đại điện lãnh về chất lượng (QMR) và Ban ISO;
- Đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Đào tạo, hướng dẫn phân tích bối cảnh, quá trình, những rủi ro và cơ hội. So sánh các điểm khác biệt của ISO 9001:2008 và ISO 9001:2015;
- Ban hành và áp dụng hệ thống tài liệu. Hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, giám sát việc áp dụng và xử lý các phản hồi để cải tiến.
– Phần 3: Đánh giá và xem xét hệ thống
- Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ và tiến hành đánh giá nội bộ ISO 9001;
- Sau khi đánh giá sẽ tiến hành khắc phục và phòng ngừa đối với các điểm không phù hợp được phát hiện trong quá trình đánh giá nội bộ;
- Gửi đơn đăng ký chứng nhận và thống nhất ngày đánh giá của Tổ chức chứng nhận. Bên thứ 3 tiến hành đánh giá tại đơn vị;
- Ban tư vấn ISO 9001:2015 cùng tham gia hướng dẫn khắc phục đối với các điểm không phù hợp được phát hiện bởi bên thứ 3.
– Phần 4: Đăng ký chứng nhận ISO 9001
Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:
- Đánh giá trước khi chứng nhận.
- Lựa chọn tổ chức chứng nhận uy tín.
♦ Bước 2: Tiến hành đánh giá chứng nhận
Tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của công ty.
Doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện sẽ được cấp giấy chứng nhận ISO. Giấy chứng nhận có hiệu lực trong 03 năm.
♦ Bước 3: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
Doanh nghiệp cần duy trì và không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
Viện chất lượng Việt Nam hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn doanh nghiệp áp dụng ISO 9001
✅ Xem thêm: Chi phí cấp chứng nhận ISO 9001 | Hướng dẫn tối ưu hiệu quả
5. Đơn vị chứng nhận ISO 9001 uy tín tại Việt Nam
Viện Chất lượng Việt Nam cung cấp dịch vụ chứng nhận ISO 9001 với quy trình được tổ chức bài bản, chuyên nghiệp, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai. Các chính sách dịch vụ nổi bật gồm:
- Tối ưu thời gian chứng nhận: Chủ động sắp xếp và kiểm soát tiến độ nhằm hạn chế thời gian chờ đợi, giúp doanh nghiệp hoàn thành quá trình chứng nhận theo kế hoạch.
- Chương trình đào tạo bài bản: hướng dẫn biểu mẫu và quy trình mẫu của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 để doanh nghiệp tham khảo và áp dụng.
- Hướng dẫn xây dựng hệ thống: Chuyên gia hỗ trợ xây dựng bộ quy trình và hệ thống tài liệu phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy trình sản xuất của doanh nghiệp.
Viện Chất lượng Việt Nam luôn hướng đến việc tối ưu từng công đoạn trong quá trình chứng nhận, giúp doanh nghiệp chủ động về tiến độ và thực hiện đầy đủ các yêu cầu của quy trình chứng nhận ISO 9001.
Mọi yêu cầu về dịch vụ chứng nhận, đào tạo ISO 9001, Quý khách hàng hãy liên hệ với Viện chất lượng Việt Nam ngay hôm nay để được hỗ trợ nhanh nhất.
- Tòa nhà 789 Khu đô thị Ngoại Giao Đoàn – Bắc Từ liêm – Hà Nội.
- Điện thoại: 090.284.2298
- Email: info.vienchatluong@gmail.com
Tôi là quản trị viên Viện Chất Lượng – Với hơn 5 năm kinh nghiệm chuyên sâu về dịch vụ chứng nhận, kiểm định trang thiết bị. Tôi chia sẻ đến bạn những kiến thức đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp phát triển toàn diện, bền vững, an toàn và tạo dựng vị thế vững chắc trên thị trường.
